التنسيق والمتابعة بشأن الحصول على وثائق بدل مفقود/ تالف.

مشرف قسم تبادل المعلومات

التنسيق والمتابعة بشأن الحصول على وثائق بدل مفقود/ تالف.

البيان

تقوم الدائرة القنصلية وشئون المغتربين بوزارة الخارجية بالتعاون وتسهيل المعاملات الخاصة باستخراج وثائق بدل مفقود أو تالف من الجهات والمؤسسات المعنية في الجمهورية.. بناءً على الطلبات المقدمة إليها مباشرة أو عبر مكاتب الوزارة في المحافظات أو البعثات في الخارج، وذلك وفقاً للنظم والإجراءات القانونية بهذا الخصوص لدى المؤسسات الصادرة عنها والجهات المختصة.

شروط الحصول على الخدمة :-
• تقديم طلب وإرفاق ما يثبت حالة الفقدان أو التلف خاصة:-
o صورة من البلاغ المقدم إلى الشرطة، وصورة الإعلان عن فقدان الوثيقة في إحدى الصحف الرسمية اليومية، وصورة من الوثيقة المفقودة إن وجدت أو بياناتها ومصدرها أو أصل التالفة والانتظار شهراً كاملاً.
• أن تكون الوثيقة المطلوب بديلاً لها صادرة عن هذه الوزارة أو عن جهة رسمية أو جهة/ مؤسسة/ مرخصة ومعترف بها، وأن تكون مستوفية لكافة الشروط القانونية ومصدقة من الجهات المعنية والمختصة.
• تقرير من صاحب الشأن يبين فيه تاريخ ومكان وأسباب فقدان الوثيقة أو تلفها.
• تعهد خطي يفيد بأن الوثيقة موضوع الطلب فُقدت أو أتُلفت وأنها غير محجوزة لدى أي جهة لسبب ما، وأنه يتحمل المسؤلية القانونية في حال ثبوت خلاف ذلك.
• دفع الرسوم أو الغرامة المقررة بحسب الوثيقة أو الحالة.

الوثائق المطلوبة:-
• أستمارة طلب الحصول على الوثيقة المطلوبة (بحسب الحالة موضوع الطلب).
• صورتين إلى أربع صور فوتوغرافية لصاحب الشأن إذا كانت الوثيقة وإجراءات استخراج بديلاً لها تتطلب ذلك.
• مذكرة الطلب الخاصة بالحصول على الوثيقة بدل المفقود أو التالف، وإرفاق البيانات والوثائق المبينه في الشروط أعلاة.
النماذج المستخدمة في تقديم الخدمة / المعاملة : الاستمارة الخاصة بطلب الوثيقة أو الشهادة المطلوبة (بحسب الحالة مضمون الطلب).
الرسوم النقدية أو الغرامة المقررة:- بحسب الوثيقة المطلوبة ( انظر في هذا الدليل الرسوم الخاصة بكل وثيقة أو بالغرامات المقررة في حال الفقدان أو التلف).

الإجراءات:- إذا كانت الخدمة / المعاملة / المطلوبة عبر البعثة في الخارج يتم ما يلي:-
- تلقي الطلب والتأكد من استيفاء الوثائق والمستندات المرفقة، ومن صحة البيانات المتضمنة لها الوثيقة المفقودة أو التالفة بالمطابقة مع السجلات المتوفرة، ما لم الإحالة إلى من يهمه الأمر في الداخل للتأكد من ذلك.
أ‌- تعبئة الاستمارة/ الاستمارات/المعدة لمثل هذه المعاملات من قبل مقدم الطلب (إن وجدت) وأخذ البصمة / البصمات / بحسب الوثيقة أو الحالة (إذا كان ذلك مطلوباً).
ب‌- تحصيل الرسوم/الغرامة/المقررة بحسب الحالة أو الوثيقة المطلوبة.
ج‌. إحالة الطلب والوثائق اوالأوليات المرفقة إلى الدائرة القنصلية وشئون المغتربين، ثم إتباع الإجراءات التالية:-
o الإحالة إلى الجهة المعنية أو المختصة.
o المتابعة بحسب ما يلزم حتى الحصول على الرد أياً كان أو إنجاز المعاملة وإرسالها إلى السفارة أو القنصلية المرسلة بحسب النظام.
o تسليم الوثيقة لصاحب العلاقة، وفي حالة الرفض أو الاعتذار- تُدون الملاحظات، ويُبلغ بذلك.
أما إذا كانت الخدمة أو التسهيلات المطلوبة عبر الدائرة المختصة بديوان عام الوزارة مباشرةً:
- يتم إتباع نفس الإجراءات باستثناء ما هو متعلق بالبعثات في الخارج.

ملحوظة:-
بإمكان الدائرة المختصة أو السفارة أو القنصلية اليمنية إصدار الوثيقة بدل مفقود / تالف – إذا كانت الوثيقة المفقودة أو التالفة المطلوب بديلاً لها: صادرة عنها.. وذلك بنفس الشروط والإجراءات الموضحة. وتختم بختم بدل مفقود أو تالف.