قواعد وإجراءات معاملات التصديق على الوثائق في وزارة الخارجية اليمنية

مشرف قسم تبادل المعلومات

قواعد وإجراءات معاملات التصديق على الوثائق

البيان

طبقاً للاختصاصات وضوابط إجراءات التصاديق المعمول بها وضمن الخدمات التي تقدمها وزارة الخارجية للجمهور- تقوم الدائرة القنصلية وشئون المغتربين (الإدارة المختصة) ومكاتب الوزارة في المحافظات والبعثات الدبلوماسية والقنصلية اليمنية في الخارج - بأعمال التصديق على الوثائق- كالشهادات بأنواعها المختلفة، والعقود والصكوك والتوكيلات المختلفة والمتعددة الأغراض...الخ الخاصة بالمواطنين اليمنيين في الداخل وفي الخارج أو بالمقيمين العرب والأجانب الراغبين بذلك، وفقاً للشروط والإجراءات التالية:

1. تقديم النسخة الأصلية للوثيقة المراد تصديقها وصورة طبق الأصل.
2. يجب أن تكون الوثيقة صادرة عن جهة رسمية في الدولة أو عن جهة مرخصة رسمياً ومعترف بها مستوفية للشروط القانونية والتصديقات المتسلسلة من الجهة/ الجهات/ المعنية والمختصة تنتهي بختم وتوقيع مسئول مخول بذلك ومعتمد لدى هذه الوزارة أو احد فروعها.
3. في الأصل أن كل جهة حكومية، أو جهة مرخصة أو مصرح لها هي المختصة بالتصديق على أصل الوثيقة الصادرة عنها والتصديق على صورة تلك الوثيقة المسماة (صورة طبق الأصل) ويتم تصديق هذه الوزارة او احد فروعها او إحدى بعثاتها في الخارج على صحة توقيع المسئول الحكومي وختمه الرسمي او المسئول الحكومي المختص بالعلاقة مع الجهة المرخصة او المصرح لها رسمياً.
4. الوثيقة الصادرة من الخارج أو من الداخل: يجب أن تكون مصادق عليها من الجهة/ الجهات/ المعنية والمختصة، وفي حالة طلب التصديق على ترجمة الوثيقة يجب أن تكون الترجمة صحيحة وطبق الأصل لنص الوثيقة، ويتم التصديق على المحرر أو النص الأصلي وترجمته من جهة معتمدة وموثوق بها بما في ذلك الصكوك الصادرة من المحاكم الاجنبية الى اللغة العربية أو العكس.
5. الشهادات الدراسية الصادرة في الجمهورية اليمنية يجب أن تحتوي على الختم والتوقيع من الجهة والمسئول المعتمد بحسب النظام سواءً من الجامعة أو وزارة التربية والتعليم أو وزارة التعليم العالي والبحث العلمي أو الجهة المرخصة.
6. الشهادات الدراسية وغيرها من الشهادات المتنوعة أو الوثائق المختلفة الصادرة من الخارج تصادق من قبل السفارة أو القنصلية اليمنية في البلد الصادرة منه أو من قبل البعثة التمثيلية اليمنية المعنية في حالة التمثيل غير المقيم أو الاقرب من البلد المصدر.
7. الوكالة الصادرة عن المحاكم العدلية أو المختصة الموجهة إلى البعثات التمثيلية اليمنية في الخارج لا تتطلب التصديق من هذه الوزارة إلا إذا كانت موجهة لأي جهة رسمية خارج الجمهورية فيتم المصادقة عليها من هذه الوزارة أو احد فروعها.
8. تصادق وزارة الخارجية أو أحد فروعها على الوثائق الصادرة من المؤسسات والهيئات التجارية والصناعية بعد التصديق عليها من إتحادات الغرف الصناعية والتجارية المعنية، أو من الجهات المختصة على ألا يخالف ذلك التصديق أي قوانين أو قرارات نافذة تتعارض مع ذلك، ووثائق التصدير والاستيراد للبضائع وما في حكم ذلك لا يمكن التصديق عليها إلا بإثبات شهادات المنشأ والفواتير، ومصادر التصدير والاستيراد.
9. للتصديق على عقد عمل لمستقدم من الخارج يجب إرفاق المستندات الثبوتيه ذات العلاقة وصورة من التأشيرة للمعني للمطابقة، وصورة من الإقامة في حالة التجديد.
10. يجب أن تكون الوثيقة أو المستند/ المستندات/ موضوع طلب التصديق بمعية المعني بالأمر مباشرة أو مع من لديه تفويضاً أو وكالةً منه.
11. أي كشط أو حذف أو إضافة لأي بيانات تضمنتها الوثيقة أو في التصديقات والتوقيعات التي أجريت عليها يجيز عدم المصادقة عليها.
12. في حالة التصديق على وثيقة تأكد فيما بعد عدم صحة أو سلامة مضمونها أو أختامها وتواقيعها السابقة لتصديق هذه الوزارة فإن تصديقها نتيجة لذلك يعتبر لاغياً ولا أساساً له، كما لا يحول دون متابعة أو مساءلة الجهات المختصة للمعني أو المتسبب في ذلك.
13. الوزارة وفروعها والبعثات في الخارج غير مسئولة عن محتويات الوثيقة ، ويجوز لها عدم التصديق على أي وثيقة أو مستند يخالف مضمونه أحكام القانون أو الأنظمة والإجراءات المعمول بها.

الوثائق المطلوبة:-
- احضار أصل المحرر أو الوثيقة المراد تصديقها لاجراء المعاملة + صورة طبق الأصل.
- احضار أصل وثيقة إثبات الهوية الشخصية أو جواز السفر لصاحب العلاقة بالوثيقة المطلوب التصديق عليها للمطابقة، (إذا طلب منه ذلك).

النماذج المستخدمة في تقديم الخدمة/المعاملة:- لا توجد

الإجراءات:-
- يقوم المختص بفحص الوثيقة/ الوثائق/ موضوع (التصديق) والتأكد من سلامتها وصحة البيانات الواردة فيها واستيفائها للشروط والإجراءات القانونية.
- بعد التأكد من استيفاء الإجراءات السابقة، ودفع الرسوم المقررة تتم إجراءات التصديق على الوثيقة/ الوثائق/ موضوع المعاملة، وتختم بختم الإدارة أو القسم ذات الاختصاص، ويتم قيد بيانات الوثيقة المصادق عليها في السجلات الرسمية المعمول بها.

زمن انجاز الخدمة:-
فوري في حال توافر الشروط واستيفاؤها.
الرسوم المقررة:- يختلف رسم التصديق الواحد عن غيره من التصاديق بحسب الحالة أو الوثيقة أو المعاملة (انظر الملحق الخاص برسوم المعاملات القنصلية في الداخل والخارج).